Organisation au travail: Comment garder son bureau bien rangé?

Vous souhaitez améliorer votre espace de travail ? Alors voici un article « mode d’emploi » à suivre, une étape après l’autre. Rien d’innovant mais bien une mise en marche pour adopter de nouvelles habitudes.  Je vous propose donc d’amorcer un premier rangement de votre bureau en abordant 3 segments qui feront la différence.

LES FOURNITURES DE BUREAU : CHAQUE CHOSE A SA PLACE

Tout d’abord, les stylos. Prenez un pot (ex: pot de confiture) et réunissez tous vos stylos, feutres, crayons de papiers. Et jetez ceux qui ne fonctionnent plus (ils sont là depuis trop longtemps sans raison). Mettez le tout dans un compartiment à stylos, un pot en verre fera très bien l’affaire.

Les notes ? Où notez-vous les numéros de téléphone, les informations dernières minutes ? Ce serait pertinent d’avoir un bloc-notes à disposition, car comme le non l’indique, c’est fait pour. Un bloc adapté. S’il y a des feuilles volantes, prévoyez un compartiment pour les stocker. Mais je miserai davantage sur un cahier à spirale spécialement conçu pour les données en vrac. Données que vous ordonnerez par la suite, bien entendu.

Ensuite, je vous invite à définir un emplacement pour chaque chose présente sur votre bureau. Faites en sorte que vos gestes soient ergonomiques et pratiques. Les stylos, le bloc-notes à portée de main par exemple. Mais aussi, l’ordinateur et le téléphone. Ce sont les fondamentaux. Ayez de l’espace pour travailler dans un environnement aéré.

LA VRAIE UTILITÉ DU CLASSEUR

Si vous pouvez commander des fournitures auprès de votre n+1, c’est le moment. Si vous êtes travailleur indépendant, faites des achats intelligents. On ne parlera jamais assez du classeur. Il est là pour vous aider dans votre quotidien mais bon nombre ne l’utilise pas à son potentiel maximum. Aujourd’hui, il existe tellement de modèles, que l’on peut vraiment avoir des supports ultra-adaptés à notre charge de travail. Archivez tous les documents dans des compartiments que vous nommerez et stockerez à l’endroit dédié aux archives. Soit loin des documents que vous traitez ce jour.

Pour les dossiers en cours. Je vous conseille de lister les thématiques pour connaître le nombre de classeurs nécessaire. Classez vos documents en fonction, nommez les compartiments. Je ne vous apprends rien. Mais sachez que des fournitures neuves vous motiveront à adopter de nouveaux gestes quotidiens.

DÉTERMINEZ UNE FRÉQUENCE À VOTRE RANGEMENT

Beaucoup de mes clients rencontrent des difficultés à ranger leur bureau. Comme si cela allait bouleverser leurs repères quotidiens. Et bien, il y a une part de vérité. Nous parlons bien de votre bureau. Là où vous passez 70% de votre semaine. La meilleure posture serait de donner du sens à votre rangement. Ranger son bureau, c’est cyclique, il convient donc de choisir une fréquence raisonnable pour conserver un espace de travail optimal. Je vous conseille de miser sur la patience. Il faut du temps pour que cette nouvelle habitude s’installe progressivement. Ranger son bureau est un moment de réajustement et non de contrainte.

ASSUREZ VOTRE CRÉDIBILITÉ ET VOTRE EFFICACITÉ

Cela ne doit pas être votre motivation première mais sachez qu’un bureau mal rangé peut vous discréditer. Je me souviens de la pile de dossiers presque poussiéreuse sur le bureau d’un notaire. Mais au-delà  du regard de vos collaborateurs,  ranger son bureau vous permet, d’abord et avant tout, de gagner en efficacité professionnelle. Alors, à quand votre prochain rangement?